Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), gönderilen e-postaların içeriği, gönderim ve teslim zamanının kayıt altına alındığı, yasal geçerliliği olan ve güvenli bir elektronik posta hizmetidir. KEP sistemi, Türkiye’de 2011 yılında yürürlüğe giren 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile düzenlenmiş olup, özellikle ticari ve resmi yazışmalarda kullanılması zorunlu hale getirilmiştir. KEP, elektronik posta gönderimlerinin yasal olarak ispatlanabilirliğini sağlar ve taraflar arasında güvenli bir iletişim altyapısı sunar.
KEP’in başlıca özellikleri ve avantajları şunlardır:
Yasal Geçerlilik: KEP, gönderilen e-postaların yasal geçerliliğini sağlar. Gönderim ve teslimat zamanları kayıt altına alınarak, hukuki bir delil niteliği taşır.
Güvenlik: KEP sistemi, e-postaların içeriğinin ve eklerinin güvenli bir şekilde iletilmesini sağlar. Şifreleme ve dijital imza gibi güvenlik önlemleri ile veri bütünlüğü korunur.
İspat Edilebilirlik: KEP ile gönderilen e-postaların gönderildiği ve alındığı kesin olarak ispatlanabilir. Bu, özellikle ticari ve hukuki anlaşmazlıklarda önemli bir avantaj sağlar.
Tasarruf: Fiziksel posta gönderimleri yerine KEP kullanılması, zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Kağıt, baskı, posta ve arşivleme maliyetleri azaltılır.
Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevresel sürdürülebilirliğe katkıda bulunur. Dijital iletişim, kağıt tüketimini ve atık üretimini minimize eder.
Kolay Arşivleme ve Erişim: KEP ile gönderilen ve alınan e-postalar, dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanabilir ve gerektiğinde kolayca erişilebilir.
KEP’in kullanım alanları:
Ticari Yazışmalar: Şirketler arasındaki ticari sözleşmeler, teklif ve sipariş belgeleri gibi yazışmaların güvenli ve yasal geçerli şekilde yapılması.
Resmi ve Hukuki Yazışmalar: Kamu kurumları ile yapılan başvurular, itirazlar ve diğer resmi yazışmaların yasal geçerliliği olan bir şekilde gerçekleştirilmesi.
Finansal Belgeler: Bankalar, sigorta şirketleri ve diğer finansal kuruluşlar arasındaki yazışmalar ve bildirimler.
İşçi ve İşveren Yazışmaları: İş sözleşmeleri, fesih bildirimleri ve diğer işçi-işveren yazışmalarının yasal geçerli şekilde yapılması.
KEP, dijitalleşen dünyada işletmelerin ve bireylerin güvenli, hızlı ve yasal geçerli bir iletişim kurmalarına olanak tanır. Türkiye’de özellikle ticaret ve hukuk alanlarında önemli bir yer tutan KEP, iş süreçlerinin etkinliğini artırır ve yasal gereklilikleri karşılar.
